L'organisation des données détermine les points d'accès aux notices bibliographiques. Ainsi, un catalogue peut être interrogé selon différents critères : auteur, titre, sujet, ou encore mots du titre, mots du sujet...
La recherche par sujet permet de trouver des documents traitant d'un thème précis. Les termes utilisés pour décrire ce sujet ne correspondent pas toujours au langage courant et proviennent parfois d'un thesaurus (liste normalisée et structurée de termes acceptés).
Dans les catalogues informatisés de la BnF comme dans ceux de la plupart des bibliothèques françaises, le sujet des documents est décrit à l'aide de termes figurant dans un langage documentaire, RAMEAU, Répertoire d'autorité-matière encyclopédique et alphabétique unifié.
